AI要約ツールで議事録もレポートも時短！無料で使えるツールも紹介【初心者向け】

2025年08月22日

遠藤健（えんどうけん）

製造業で働く40代の会社員／副業ライター。AI画像生成・AI要約・AIライティング、会話でつくる“Vive coding”など、ビジネスに効くAI活用をわかりやすく発信。忙しい30〜40代のビジネスパーソンに向けて、実務で使える時短ノウハウと具体例を紹介。Webライター歴2年（月5万円）。ポッドキャスト1,000本でも情報発信。東北工業大学建築学科卒。

会議の議事録作成や長文メールへの対応で、肝心な業務に集中できない…そんな悩みを抱えていませんか？

実は今、「AI要約ツール」を使えば、文章の要点を自動で抽出でき、情報整理の時間を大幅に短縮できます。

本記事では、初心者にも簡単に使える無料ツールと、会議・情報収集・資料作成での具体的な活用法を分かりやすくご紹介します。

まずは一つ、試してみましょう。

AI要約ツールとは？仕組みと種類を優しく解説

AI要約ツールは、AIが文章の内容を深く読み解き、重要な部分を自動で抽出したり、新たな言葉で分かりやすくまとめ直したりするツールです。

この技術により、私たちはこれまで膨大な時間を費やしていた議事録などの要約を節約して、そのほかの業務に集中できるようになります。

ITツールに苦手意識がある方もいるかもしれませんが、基本的なやり方さえ理解すれば、すぐに使うことができます。

なぜ今、AI要約がビジネスで必要とされているのか？

AI要約ツールは、限られた時間の中で、生産性と質を向上させることができるでしょう。

現代のビジネス環境は情報過多で、日々の会議の議事録、顧客からの問い合わせメールなど、大量の情報が私たちを取り巻いています。

これらの情報を一つひとつ丁寧に読み込み、要点を把握し、次の行動へとつなげるには、あまりにも時間がかかりすぎます。

AI要約ツールは情報の中から核心を把握し、情報を整理して私たちに伝えてくれます。

これにより、資料作成やメール返信といった定型業務の時間を短くし、以下のような付加価値の高い仕事に集中できるのです。

● 考える仕事
● 人にしかできない対話や戦略立案

このようにAI要約ツールは生産性と質を向上させることができます。

AI要約ツールが役立つ仕事シーン

AI要約ツールが、「本当に自分の業務にも使えるの？」と疑問に思う方もいるかもしれません。

本章では具体的な活用シーンを2つご紹介します。

あなたの業務に生かせるか検討してみましょう。

1. 会議・打ち合わせの議事録が一瞬で完成

会議や打ち合わせ後の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間のかかる負担です。

話の流れを追いながらメモを取り、後で内容を整理し、分かりやすくまとめる作業は、本来の業務を圧迫しがちです。

AI要約ツールを使えば、会議の音声データや文字起こしデータを入力するだけで、要点がまとまった議事録を瞬時に作成できます。

議事録作成後の見直しや修正作業も最小限に抑えられ、チーム内での情報共有も迅速に行えるため、認識のズレを防ぎ、次のアクションへの移行もスムーズになるでしょう。

2. 業界ニュースやレポートを短時間でキャッチアップ

常に最新の情報を追うことは、ビジネスを成功させる上で不可欠です。

しかし、業界レポートや専門的な論文、日々更新されるニュース記事など、すべての情報を深く読み込むには膨大な時間が必要ですよね。

AI要約ツールは、気になる記事のURLやテキストを入力するだけで、数秒のうちに要点だけをまとめてくれます。

これにより、限られた時間でさまざま情報を効率的にインプットし、市場の動向や競合の動き、最新技術のトレンドなどを素早くキャッチアップすることが可能になります。

情報過多の時代において、必要な情報だけを効率的に取り入れるための、必須ツールといえるでしょう。

無料で使えるおすすめAI要約ツール

「まずはAI要約ツールを試してみたいけれど、どれを選べばいいか分からない」と考えている方のために、おすすめのAI要約ツールをご紹介します。

あなたの用途に合ったツールを見つける参考にしてください。

WebテキストやURL要約に強い、UserLocal

ウェブ上の情報を素早く要約したいなら、「UserLocal AI要約」が非常に便利です。

これは、ウェブサイトのURLを貼り付けるか、直接テキストを入力するだけで、その内容を瞬時に要約してくれるツールです。

使い方は非常にシンプルで、PC操作が苦手な方でも迷わず使えるのが大きな利点です。

ニュース記事やブログ記事など、オンライン上のあらゆるテキスト情報を素早く把握したい場合に役立ちます。

登録不要で利用できるため、AI要約の便利さを気軽に体験したい初心者の方に特におすすめです。

PDF・動画の要約に便利なツール、ChatPDF

PDFファイルや動画、音声データの要約には、それぞれの形式に特化したツールが役立ちます。その中でもおすすめなのが「ChatPDF」です。

ChatPDFは、PDFファイルをアップロードするだけで、その内容をAIが要約してくれるツールです。

要約だけでなく、アップロードしたPDFの内容について質問を投げかけることもできるため、まるでPDFと対話しているかのように情報を引き出せます。

例えば、契約書や専門的な調査レポートの内容を素早く把握したい場合に重宝します。

AI要約を使いこなすための3つのコツ

「AI要約ツールを使ってみたけどうまく要約できない」と悩む方もいるかもしれません。

本章では、初心者でもすぐに実践できる具体的な工夫やプロンプトの書き方を解説します。これを理解することで、より精度の高い要約結果を得られるようになるでしょう。

1. 目的や文字数を明示する

AI要約の精度を高めるもっとも重要なコツは、何を目的とした要約なのか、どれくらいの長さにしたいのかを明確に伝えることです。

例えば、「この長文を社内向けに500字以内で要約してください」のように具体的に指示することで、AIはあなたの意図を正確にくみ取ろうとします。

2. 長文はパートごとに区切って入力する

非常に長い文章を一度にAIツールに入力すると、処理能力の限界や文脈理解の精度が低下し、要約の質が落ちることがあります。

これは、AIが一度に処理できる情報量には限りがあるためです。

このような場合は、長文を章ごとや、主要な段落ごとに分けてAIに入力するのが効果的です。

各パートを個別に要約させた後、それらを結合し、最後に全体をもう一度要約させることで、正確な要約結果が得られます。

3. 最終チェックは自分で

AI要約ツールは非常に便利ですが、生成された要約をそのままうのみにするのは避けるべきです。

特にビジネスで利用する際は、必ず最終チェックを自分で行いましょう。

AIが誤った解釈をしたり、重要なニュアンスが抜け落ちたり、時には不自然な表現になったりする可能性はゼロではありません。

あなたの「目」と「判断力」が、AI活用の最終的な質を決め、信頼性を担保するのです。

安心して使うために知っておきたい注意点

AI活用は非常に便利ですが、意外と見落とされがちなのが「情報漏えい」や「著作権」といった問題です。

特にビジネスで利用する際には、これらのリスクを避けるために知っておくべき基本的な知識があります。

注意点を理解して、AI要約ツールをより安全かつ効果的に活用できるようになりましょう。

知っておきたい3つのリスク

AI要約ツールを利用する上で、特に注意すべきリスクは以下の3点です。

● 情報漏えいのリスク：入力した機密情報（社外秘データ、顧客の個人情報など）がAIの学習データとして使われたり、外部に流出したりする可能性が考えられます。
● 著作権侵害のリスク：要約元の文章（特に保護されたコンテンツ）や、AIが生成した要約が既存の著作物の権利を侵害する可能性もゼロではありません。
● 不正確な情報のリスク：AIが文章の文脈を誤解したり、重要な情報が抜け落ちたりして、不正確な、あるいは偏った要約が生成される可能性もあります。